Telenet Aandeelhouders Privacybeleid

Algemeen.

We vinden de bescherming van uw privacy uiterst belangrijk. We willen u zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw privacy-rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.

Verwerkingsverantwoordelijke.

Telenet Group Holding SA/NV, met maatschappelijke zetel te Neerveldstraat 105, 1200 Sint-Lambr/echts-Woluwe, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0477.702.333 (hierna "Telenet"”") is verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat Telenet het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststelt.

1) Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

 Dit privacybeleid heeft betrekking op (toekomstige en voormalige) aandeelhouders van en/of investeerders in Telenet en hun volmachtdragers en/of vertegenwoordigers.

2) Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

Telenet verwerkt enkel de persoonsgegevens die vereist zijn voor de doeleinden zoals omschreven in punt 3. Dit omvat de volgende persoonsgegevens:

  • Identificatie gegevens (naam, geboortedatum, nationaliteit, kopie identiteitskaart, rijksregisternummer, nationaliteit, titel en functiegegevens);
  • Contactgegevens (adres, e-mailadres);
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, identificatie van de bank – enkel voor uitkeringen aan aandeelhouders op naam);
  • Informatie met betrekking tot de gehouden aandelen (bijvoorbeeld het aantal en het type aandelen);
  • Steminstructies (in geval van volmacht of stemming per br/ief) en/of stemgedrag; en
  • bovenstaande gegevens met betrekking tot vertegenwoordigde vennootschappen die (toekomstig of voormalig) aandeelhouder en/of investeerder zijn van/in Telenet.

Deze persoonsgegevens kunnen ons rechtstreeks aangeleverd worden door de aandeelhouders en investeerders en/ of hun respectievelijke volmachthouders of vertegenwoordigers, of kunnen middels een derde partijen verkregen worden – waar deze derde partij ten behoeve van Telenet persoonsgegevens verzamelt en/ of verwerkt.

3) Voor welke doeleinden worden de persoonsgegevens verwerkt?

Telenet verwerkt de persoonsgegevens steeds voor een welbepaald, gerechtvaardigd doeleinde en zal de verwerking van persoonsgegevens steeds beperken tot datgene wat strikt noodzakelijk is om dat doeleinde voor verwerking te bereiken. Meer specifiek zal Telenet persoonsgegevens verwerken voor één van de volgende doeleinden:

  • De voorbereiding en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure voor aandeelhoudersvergaderingen;
  • De analyse van het aandeelhouderschap en de investeerdersbasis van Telenet;
  • Het uitbetalen van dividenden en andere uitkeringen aan aandeelhouders;
  • Het houden van een aandeelhoudersregister;
  • marketingactiviteiten ten aanzien van (toekomstige of voormalige) aandeelhouders, waaronder roadshows en presentaties aan potentiële investeerders en andere activiteiten.

4) Wat is de wettige grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens?

  Telenet verwerkt deze persoonsgegevens op grond van:

  • een wettelijke verplichting, volgend op de toepasselijke bepalingen van het Wetboek Vennootschapsrecht, boekhoudkundige verplichtingen, alsook verplichtingen inzake anti-witwaswetgeving.  
  • Telenet’s gerechtvaardigd belang – in de mate dat dit niet overtroffen wordt door een zwaarder doorwegend belang van de betrokkene.
    • Voor fraudepreventie.
    • het afstemmen van  de ‘investor relations’ activiteiten van Telenet op de investeerdersbasis.

5) Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met derde partijen. Deze partijen zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor één van bovenvermelde doeleinden en dit steeds op de uitdrukkelijke instructie van Telenets.

Zo wordt in het kader van de uitkeringen aan aandeelhouders beroep gedaan op een paying agents, die ten behoeve van Telenet bankgegevens verwerkt teneinde uitbetalingen af te handelen.

Daarnaast worden persoonsgegevens gedeeld met ABN AMRO Bank N.V. Deze partij verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • De voorbereiding en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure voor aandeelhoudersvergaderingen.
  • De analyse van de samenstelling van het aandeelhouderschap van de participerende investeerdersbasis.

ABN AMRO houdt deze persoonsgegevens bij voor een maximumtermijn van 7 jaar.
Daarnaast kan het voorkomen dat Telenet wordt gevraagd je persoonsgegevens te delen met enige regulatoren, politie of parket in het kader van hun (opsporings)onderzoeken, zoals bijvoorbeeld de FSMA (Financiële Diensten en Markt Autoriteit).

6) Locatie van verwerking van persoonsgegevens.

Telenet verwerkt geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Indien Telenet gebr/uik maakt van derde verwerkers, ziet ze erop toe dat – in de mate dat deze verwerkers persoonsgegevens buiten de EER verwerken – elke doorgifte van persoonsgegevens ondersteund is door passende waarborgen, zoals de ondertekening van de modelclausules uitgevaardigd door de Europese Commissie, of de ondertekening van Binding Corporate Rules.

7) Hoe lang worden deze persoonsgegevens bewaard?

Persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van de doelstellingen waarvoor deze verzameld zijn.

De bewaartermijnen zullen afhankelijk zijn van verschillende factoren. Zo zal – in de mate dat de wet in een bewaartermijn voorziet – de wettelijke termijn gevolgd worden. Telenet zal bijvoorbeeld de boekhouding en alle stukken die hiertoe bewaren voor een termijn van zeven jaar, conform artikel 60, § 4 van het BTW-Wetboek. Daarnaast kan de bewaartermijn afhankelijk zijn van de wettelijk bepaalde verjaartermijnen voor burgerlijke en/ of strafrechtelijke rechtsvorderingen – zijnde bijvoorbeeld vijf jaar conform artikel 198 Wetboek Vennootschapsrecht.

Nadat de vastgestelde bewaartermijnen verstreken zijn, zullen de betrokken persoonsgegevens geanonimiseerd of vernietigd worden. Daarnaast zullen persoonsgegevens die niet langer verwerkt dienen te worden afzonderlijk gearchiveerd worden.

8) Hoe beveiligt Telenet uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens van aandeelhouders of gemachtigden van aandeelhouders worden beveiligd volgens hetzelfde niveau en middels dezelfde procedures als de beveiliging die voorzien is voor persoonsgegevens van residentiële en professionele klanten. Dit betekent dat Telenet passende technische en organisatorische maatregelen neemt, rekening houdende met het risico dat van toepassing is voor de verwerking van deze laatste persoonsgegevens. Zo zijn Telenet’s veiligheidsvereisten, beheersstandaarden en informatiebeveiligingsbeleid volledig geënt op de internationale ISO27002 standaard. Telenet heeft ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. Bovendien gebr/uikt Telenet allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebr/uik en verlies of diefstal van persoonsgegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor Telenet werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor persoonsgegevens, dan worden de betrokkenen in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Het aantal Telenet medewerkers dat toegang heeft tot de betrokken persoonsgegevens is beperkt en de gerechtigde medewerkers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9) Welke rechten kunnen de betrokkenen uitoefenen jegens Telenet?

A. Overzicht van uw rechten

  • Uw recht van inzage

U heeft het recht om op ieder ogenblik van Telenet te vernemen of Telenet al dan niet uw persoonsgegevens verwerkt, en als Telenet deze ze verwerkt om deze gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  • het bestaan van uw privacy-rechten;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit; 
  • de informatie waarover Telenet beschikt over de br/on van de gegevens indien Telenet persoonsgegevens via een derde verkrijgt; en  
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

U heeft ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Telenet kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die u vraagt.

  • Uw recht op verbetering van persoonsgegevens

U heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.  

  • Uw recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’)

U heeft het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:

  • uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Telenet;
  • U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Telenet zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
  • U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Telenet;
  • Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

Houd er wel rekening mee dat Telenet niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kan verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of voor de werking van Telenet als vennootschap in overeenstemming met het Wetboek van vennootschappen. Wij zullen de betrokkene daarover nader informeren in het antwoord op een verzoek.

  • Uw recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te bekomen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

  • u betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebr/uik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Telenet in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebr/uik ervan;
  • Telenet heeft uw gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar u heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van uw gegevens, wordt het gebr/uik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
  • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebr/uik van uw persoonsgegevens te beperken.

Uw recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (‘data portability’)

U heeft hebt het recht om uw persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die de u zelf heeft verstrekt aan Telenet, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht:

  • U kan Telenet verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; en
  • U kan Telenet verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat u voor de doorgifte opgeeft. Telenet heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.
  • Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

U heeft het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Telenet of in kader van het algemeen belang. Telenet zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij Telenet dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van u óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

A. Praktisch.

Hoe oefent u uw privacy-rechten uit? Door contact op te nemen met privacy@telenetgroup.be. Om uw recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij uw identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij u eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart). Teneinde u vlot te kunnen verder helpen, verzoekt Telenet u om bij het uitoefenen van uw rechten steeds melding te maken van uw hoedanigheid als aandeelhouder.

Zijn er kosten aan verbonden? U kan uw privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval heeft Telenet – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.

Wanneer ontvangt u een antwoord? Telenet reageert zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij u hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Wat indien Telenet geen gevolg geeft aan uw verzoek? Wij zullen u in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

10) Cookiebeleid

Voor het gebr/uik van cookies verwijzen wij door naar punt 11 van het algemene Telenet Privacybeleid. Dit is beschikbaar op www.telenet.be/privacy.

11) Contact opname DPO

Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Telenet via privacy@telenetgroup.be

12) Coördinaten Privacy Commissie

Indien u door Telenet niet verder bent geholpen met uw klacht kan u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 br/ussel / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be  / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.